你有上万封邮件未读吗?作家推「收件夹零」助减压

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2020年6月17日18:10:34 评论 56 2230字阅读7分26秒

广播节目「强杰与李奇脱口秀」(Johnjay & Rich Show)某天讨论到收件匣「未读邮件」数量多寡时,主持人强杰透露,他的电子邮箱「未读邮件」有7000多封,此话一出让其他主持群为之惊讶。在这个资讯爆炸的时代,像强杰一样的现代人,就是「收件夹零」(Inbox Zero)概念希望提供协助的目标族群。

你有上万封邮件未读吗?作家推「收件夹零」助减压
图/ingimage

从事某些行业的专业人士,由于工作性质的缘故,接收大量电子邮件是家常便饭。专栏作家梅莉莎•潘狄卡(Melissa Pandika)便透露,日前一名同事看到她的笔电萤幕,见到收件匣显示未读邮件的红色数字将近8万封时,忍不住发出惊呼,另一名同事见状则说道,有着如此巨量的「未读邮件」,想必潘狄卡的心灵健康在潜意识里已经受到负面影响。

影剧公关公司负责人塔玛琳•托比安(Tamaryn Tobian)客户包括电影公司、电视节目等,对她来说,平均每天与公事有关的电邮大约400封至600封之间。由于工作忙碌,使得她有段时间没有查看私人电邮,等到后来登入查看时,「未读邮件」累积已突破2万封。

专门研究如何提升工作效率的美国作家曼恩(Merlin Mann),2007年接受谷歌(Google)邀请发表演说时,就推出了「收件夹零」概念,鼓励民众把电邮收件夹的未读邮件处理到剩下零封。自从曼恩的概念诞生之后,后来陆续有各种不同衍生理念,包括「收件夹零」能够降低现代人的焦虑感,而且能够让工作表现变得更有效率。

•反对者批效用遭夸大

某些努力遵守「收件夹零」理念的行动派人士则以亲身经验表示,当收件匣未读邮件经常维持在零封的状态时,内心出现一种「纯净的喜悦」。这套理论的反对者则批评说,「收件夹零」目标打乱了原本的生活,效用遭到夸大渲染,从时间管理角度来看「颇为愚蠢」。

事实上,曼恩提倡的「收件夹零」,并非只是把收信匣邮件统统看完的表面层次而已,而是更深入的探讨究竟有多少心思耗费在电邮方面。也就是说,日常生活里是否不管在处理任何事情时,有意无意之间还为着查看电邮或其他讯息通知感到焦虑。「收件夹零」概念的核心所在,就是探讨现代人的这种焦虑感,以及减少焦虑。

有趣的是,某些民众对于「未读邮件」数量庞大,其实是毫无任何不安或焦虑感受的,电台节目主持人强杰便是一例。对于这些人来说,「收件匣零」的意义似乎不大。宾州大学(University of Pennsylvania)焦虑研究暨治疗中心(Center for the Treatment and Study of Anxiety)主任盖拉格尔(Thea Gallagher)便说,把收件匣的电邮都处理完毕的目标,是否能发挥有益心灵的效果,取决于每个人的价值观,以及电邮到底会为每个人带来什么样的焦虑影响。

举例来说,有些人如果收到电邮却没时间回覆,会因此感到不安,导致工作不专心,因此「收件匣零」则让他们获得心平气和的美好状态。相对的,有些人则对成千上万封「未读邮件」完全无感,没有任何压力,因为这些人把生活当中其他事项看得远比处理电子邮件更加重要,例如运动、参与社交生活等。

•过度执着恐适得其反

盖拉格尔分析,如果解决「未读邮件」在个人价值观位阶上,并不是排在重要位置,或者觉得处理「未读邮件」并不是件对自己身心有益的事情,那么「收件匣零」概念能够发挥的帮助恐怕不多。

倘若过度要求完美,对于「收件匣零」目标过度执着,盖拉格尔指出,恐怕则会适得其反,变成无时无刻为收件匣挂念不已,甚至演变到觉得自己失去对时间的掌握,而且紧张兮兮,进而破坏人际关係与社交生活。明尼苏达大学(University of Minnesota)医学院精神病学系副教授凯兹•尼尔森(Kaz Nelson)进一步指出:「完美主义其实可能导致拖拖拉拉。」她举例说,由于要求完美,想要以优美文笔回覆电邮,却因为一直想着应该如何下笔,导致回信时间一直挪后,如果再加上压力因素,恶性循环很容易因此出现,变得一拖再拖。

尼尔森建议,可以採取容易达成的小规模计画,例如简单回信表明接下来会另外寄发更详细的回信,或者简单回覆对方表示欢迎在电话中进一步讨论。

至于「未读邮件」与心理压力是否有直接关联,盖拉格尔分析,如果要回答这个问题,第一步要扪心自问的前提是,「收件匣零」到底是自己想要追求的目标,还是只是为了满足别人的期望,在现实生活中,每个人其实都有不同的整理方式,某些人的「杂乱无章」其实是有一定条理的,因此无需为了大量「未读邮件」感到丢脸。

•想想是否适合自己

到底「收件匣零」概念是否适合自己,「美国新闻与世界报导」(US News & World Report)建议的自我评估方向包括:

●看到超量的电子邮件需要处理时,内心感受是觉得压力大到快受不了,还是心平气和?

某些人坚持书桌或办公室一定要整整齐齐,但某些人却习惯桌上书籍、文件堆积如山,管理个人电邮的方式,其实跟书桌、办公桌有其类似之处。如果对于「乱中有序」非常怡然自得,大可把追求「收件匣零」的时间省下来,把时间用在自己真正想做的事。

●收件匣是做为接收讯息之用,还是当做搜寻引擎的功能?

如果喜欢保留所有与公务有关的电邮,以便将来可以搜寻,刻意把邮件降低到零,恐怕日后只会增加烦恼。

●是不是一个有洁癖的人?还是喜欢保留所有物品,连小东西都捨不得丢掉的人?

如果自己是个连衣柜都打理得井然有序的人,那么收件匣也处理得一丝不乱,自然是合情合理。相反的,如果平常对于删除电邮,或者把电邮移到某个档案夹都感到紧张的人,「收件匣零」目标恐怕是无法接受的。

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